Das Telefon unterbricht ständig
Mandanten, Interessenten und Dienstleister rufen laufend an. Konzentriertes Arbeiten wird kaum möglich.
Mit KanzleiVoice: Jeder Anruf wird angenommen – freundlich, zuverlässig, rund um die Uhr.
Telefon-KI für Steuerkanzleien
Anrufe automatisieren.
Kapazität gewinnen.
Der Personalmangel ist nur ein Teil des Problems. Der eigentliche Engpass: Fachkräfte verbringen Stunden mit Telefonaten, die längst automatisiert sein könnten. KanzleiVoice ist die Telefon-KI, die Ihre Steuerkanzlei genau hier entlastet.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorab-Bindung · Sie hören zuerst die Beispiel-KI · persönliche Einrichtung.
7+
Jahre Branchenerfahrung
3
Jahre Entwicklung
§ 203
Verschwiegenheit gewahrt
DE
DSGVO-konform, Server in Deutschland
Die Ausgangslage
Diese Herausforderungen kennen Sie aus dem Kanzleialltag
Überlastete Teams, unbesetzte Stellen, wachsende Rückstände – und Mandanten, die schnelle Antworten und gute Erreichbarkeit erwarten.
Hypothese
„Mehr Personal löst das Problem.“ Also fließen Zeit und Budget in die Suche nach Steuerfachangestellten und den Ausbau des Sekretariats.
Realität
Der Markt gibt die Fachkräfte nicht her – und ein großer Teil der vorhandenen Kapazität fließt in repetitive Kommunikation: Standardanfragen, Weiterleitungen, Nachfassen auf fehlende Unterlagen.
Diagnose
Der wahre Engpass ist die ineffiziente Nutzung der vorhandenen Kapazität. Wiederkehrende Telefonarbeit bindet Fachkräftezeit, die besser in die Betreuung der Mandanten investiert wäre.
Schlechte Erreichbarkeit in Spitzenzeiten
In Fristphasen stauen sich Anrufe und Rückfragen. Neue Anfragen und Bewerbungen kommen unstrukturiert herein.
Mit KanzleiVoice: Jedes Anliegen wird gefiltert und vorqualifiziert – weitergegeben wird nur das Relevante.
Viel Aufwand, wenig Mehrwert
Anrufe weiterleiten, Nachrichten notieren, Termine koordinieren, fehlende Unterlagen nachfassen – jeden Tag aufs Neue.
Mit KanzleiVoice: Genau diese Routine läuft automatisch.
Abhängig von einzelnen Personen
Fällt das Sekretariat wegen Krankheit oder Urlaub aus, geraten Abläufe durcheinander.
Mit KanzleiVoice: Die KI arbeitet nach festen Prozessen weiter – unabhängig von einzelnen Personen.
Der Mechanismus
So entlastet KanzleiVoice – Schritt für Schritt
Unsere Telefon-KI automatisiert die Mandantenkommunikation stufenweise: von der Anrufannahme über Standardauskünfte bis zum proaktiven Rückruf. Sie integriert sich in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse und schafft zusätzliche Kapazität.
Anruf annehmen
Jeder Anruf wird sofort entgegengenommen – freundlich und im Namen Ihrer Kanzlei.
Anliegen erkennen
Die KI versteht das Anliegen, erfasst die relevanten Informationen und ordnet den richtigen Ansprechpartner zu.
Standard direkt lösen
Wiederkehrende Fragen und einfache Mandantenanliegen beantwortet die KI selbst.
Gezielt weiterleiten
Beratungsbedarf und Sonderfälle gehen strukturiert an die zuständige Person – mit Rückrufoption.
Proaktiv nachfassen
Fehlende Unterlagen, Termine, Fristen: Die KI ruft aktiv an und erinnert.
Kein anonymes Tool, sondern ein Team an Ihrer Seite
Strategie, Technik und laufende Betreuung aus einer Hand – mit festem Ansprechpartner und Sitz in Grünwald bei München.
Das Team kennenlernen →
Anwendungsfälle
Zehn Ausbaustufen – Sie starten dort, wo es am meisten bringt
KanzleiVoice wächst mit Ihrer Kanzlei. Jede Stufe ist ein konkreter, sofort nutzbarer Anwendungsfall – kein abstraktes „Wir müssten mal etwas mit KI machen“.
Stufe 01
KI-Rezeption
Anrufe werden zuverlässig entgegengenommen, Rückrufe aufgenommen und Werbe- bzw. Verkaufsanrufe herausgefiltert – bevor sie Ihr Team erreichen.
Anrufe annehmenRückrufe aufnehmenVerkäufer filtern
Stufe 02
Intelligente Vorqualifizierung
Die KI erkennt das Anliegen, erfasst die nötigen Informationen und bestimmt die zuständige Person – strukturiert statt Zettelwirtschaft.
Anliegen erkennenInformationen erfassenZuständigkeit klären
Stufe 03
Outbound auf warme Kontakte
Website-Leads und Bewerber werden sofort zurückgerufen – solange das Interesse frisch ist.
Website-LeadsBewerberSofort-Rückruf
Stufe 04
Standardanliegen selbst lösen
Häufige Fragen und einfache Mandantenanliegen beantwortet die KI direkt am Telefon.
FAQeinfache Mandantenfragen
Stufe 05
Mandanten aktiv erinnern
Die KI ruft an und erinnert an fehlende Unterlagen, Termine und Fristen – bevor sie zum Problem werden.
Im Dashboard wählen Sie Mandant, Zeitraum und Unterlagentyp aus – daraus startet automatisch eine Abfolge aus E-Mail-Erinnerungen und Anrufen. Sobald der Mandant etwas einreicht, erkennt das System das automatisch, und die Erinnerungen stoppen.
Dashboard-AuswahlMail + Anruf kombiniertEingang automatisch erkannt
Stufe 06
Neumandanten & Bewerber vollständig qualifizieren
Die KI stellt die richtigen Fragen, prüft die Passung und bucht direkt einen Termin.
Fragen stellenTermin buchen
Stufe 07
Zahlungserinnerungen
Offene Rechnungen werden angesprochen, der Status erfasst und Rückfragen strukturiert weitergegeben.
offene Rechnung ansprechenStatus erfassenRückfrage weitergeben
Stufe 08
Systemintegrationen
Anbindung an Kalender, CRM, DMS, Aufgabenverwaltung und Kanzleisoftware – die KI arbeitet in Ihren bestehenden Werkzeugen.
KalenderCRMDMSKanzleisoftware
Stufe 09
Komplexe Prozessautomation
Statusabfragen und individuelle Eskalationen laufen automatisiert – nach Regeln, die Sie festlegen.
Statusabfragenindividuelle Eskalationen
Stufe 10
Analyse & Optimierung
Die häufigsten Anliegen werden ausgewertet – daraus entstehen die nächsten Automationen. KanzleiVoice wird mit jedem Monat besser.
Anliegen auswertennächste Automationen bauen
Leistungen & Vorteile
Das übernimmt Ihre KanzleiVoice
Ein verlässlicher Kommunikationspartner am Telefon – eingehend wie ausgehend.
Mandanten Auskunft erteilen
Standardfragen werden direkt am Telefon beantwortet – rund um die Uhr.
Mandanten & Bewerber anrufen
Ausgehende Anrufe zur Qualifizierung und Terminvereinbarung – automatisiert.
Anliegen & Termine koordinieren
Rückrufe, Termine und Erinnerungen laufen automatisch – ohne Zutun des Teams.
Mitarbeitende spürbar entlasten
Weniger Unterbrechungen, mehr zusammenhängende Zeit für abrechenbare Facharbeit.
Smarte Anrufannahme
Priorisieren und gezielt weiterleiten statt jedes Gespräch durchzustellen.
Anbindung an Ihre Systeme
Termine, Rückrufe und Gesprächsnotizen landen dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet – Kalender, Postfach, Mandantensystem. Die Anbindung richten wir ein.
Arbeitgeber-Benefit
Moderne Telefonie entlastet das Team und überzeugt qualifizierte Bewerber.
Ausführliches Feedback
Gesprächsinformationen gehen strukturiert an den zuständigen Ansprechpartner.
Beispiele
So klingt KanzleiVoice im Alltag
Drei typische Situationen – Anrufe annehmen, an Unterlagen erinnern, Bewerber zurückrufen. Die KI löst Routine, Fachliches bleibt beim Team.
Hörprobe der Stimme
KI
KanzleiVoiceKanzlei Berg & Kollegen, guten Tag. Was kann ich für Sie tun?
M
MandantGuten Tag, Krämer hier. Ich würde gern Herrn Berg persönlich sprechen.
KI
KanzleiVoiceHerr Berg ist heute in Terminen. Damit ich Ihr Anliegen richtig weitergebe: Worum geht es kurz?
M
MandantEs geht um meine Einkommensteuererklärung – ich habe Post vom Finanzamt bekommen und bin unsicher.
KI
KanzleiVoiceVerstanden – Schreiben vom Finanzamt zur Einkommensteuer. Herr Berg hat morgen um 9:30 Uhr oder um 15:00 Uhr Zeit für einen Rückruf. Was passt Ihnen besser?
M
Mandant15 Uhr, gern.
KI
KanzleiVoiceNotiert. Herr Berg ruft Sie morgen um 15:00 Uhr zurück, mit dem Stichwort „Finanzamtsschreiben Einkommensteuer“. Sie bekommen gleich eine Bestätigung per E-Mail. Falls das Schreiben vorliegt, können Sie es vorab an die Kanzlei senden.
KI
KanzleiVoiceGuten Tag Frau Lange, hier ist die KI-Assistenz der Kanzlei Berg & Kollegen. Ich rufe wegen Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung an – ist es gerade kurz möglich?
M
MandantinJa, passt.
KI
KanzleiVoiceFür den Monat Mai fehlen der Kanzlei noch Ihre Ausgangsrechnungen und die Kontoauszüge. Die Abgabe ist am 10. Juni fällig.
M
MandantinStimmt, ist mir durchgerutscht. Ich reiche das bis Donnerstag nach.
KI
KanzleiVoicePerfekt. Ich schicke Ihnen direkt einen sicheren Upload-Link per E-Mail. Wenn bis Donnerstagabend nichts eingegangen ist, melde ich mich noch einmal kurz. Vielen Dank!
KI
KanzleiVoiceGuten Tag Frau Ott, Sie hatten sich als Steuerfachangestellte bei der Kanzlei Berg & Kollegen beworben. Passt es Ihnen gerade für ein paar kurze Fragen?
M
BewerberinJa, gerne.
KI
KanzleiVoiceWo lag zuletzt Ihr Schwerpunkt – Finanzbuchhaltung, Lohn oder Jahresabschluss?
M
BewerberinVor allem Finanzbuchhaltung und Lohn, seit rund vier Jahren.
KI
KanzleiVoiceDanke. Suchen Sie Voll- oder Teilzeit, und ab wann wären Sie verfügbar?
M
BewerberinTeilzeit, 30 Stunden, ab dem 1. des übernächsten Monats.
KI
KanzleiVoiceDas passt gut. Herr Berg möchte Sie gern kennenlernen – Dienstag 10:00 Uhr oder Mittwoch 14:00 Uhr, jeweils per Videocall?
M
BewerberinMittwoch 14 Uhr.
KI
KanzleiVoiceEingetragen. Sie erhalten die Einladung mit Link per E-Mail. Danke für das Gespräch – bis Mittwoch!
So fühlt es sich an
Statt Dauerklingeln: erledigte Anliegen in Ihrem Posteingang
Anrufe werden angenommen, bearbeitet und – wenn nötig – für Sie vorbereitet. Sie sehen nur noch das Ergebnis.
KanzleiVoice · Assistenz14:32
Rückruf-Wunsch: Einkommensteuer 2023 – M. Bauer
Anliegen aufgenommen. Rückruf für Do 15:00 eingetragen, Notiz im Kalender. Keine Beratung erforderlich.
KanzleiVoice · Assistenz11:07
Fehlende Unterlagen: USt-Voranmeldung Mai – S. Lange
Mandantin erinnert, sicherer Upload-Link versendet. Nachfassen für Do vorgemerkt.
KanzleiVoice · Recruiting09:48
Bewerbung vorqualifiziert: Steuerfachangestellte
L. Ott · 30 Std. · verfügbar ab übernächstem Monat. Termin Mi 14:00 gebucht, Einladung versendet.
KanzleiVoice · AssistenzGestern
Weitergeleitet: Beratungswunsch Grundstücksverkauf – Krämer
An Hrn. Reuter übergeben, Rückruf Fr 14:30 angeboten. Gesprächsnotiz anbei.
Modellrechnung
Was realistisch drin ist – Beispiel: Kanzlei mit 12 Mitarbeitern
Wird ein Großteil der Standard-Telefonie automatisiert und die Erinnerung an fehlende Unterlagen von der KI übernommen, entstehen typischerweise mehrere zusätzliche Stunden pro Woche für abrechenbare Facharbeit – ohne zusätzliches Personal. Beispielhafte Hochrechnung, keine belegte Fallstudie.
~60 %der Standardanrufe automatisierbar
~30 hRechenbeispiel: Zeit / Monat
0zusätzliche Fachkräfte nötig
Ehrlich gesagt
Vier berechtigte Bedenken – und unsere Antwort darauf
Wer eine Telefon-KI in seine Kanzlei lässt, sollte skeptisch sein. Deshalb hier die Antworten, bevor Sie fragen müssen.
„Unsere Mandanten wollen einen Menschen.“
Bekommen sie auch – nur schneller. Die KI nimmt sofort ab, erkennt das Anliegen und verbindet bei Beratungsbedarf zur zuständigen Person. Welche Anliegen sie selbst beantwortet, legen Sie fest.
„Und wenn die KI etwas Falsches sagt?“
Sie berät nicht. Sie gibt ausschließlich die Standardauskünfte, die Sie vorher freigegeben haben – alles andere geht mit Gesprächsnotiz an Ihr Team. Die fachliche Aussage bleibt bei Ihnen.
„Wir haben keine Kapazität für ein IT-Projekt.“
Ihr Aufwand: eine Rufumleitung und wenige Abstimmungstermine. Konfiguration, Gesprächstexte, Anbindung und Schulung übernehmen wir – in der Regel rund 20 Werktage.
„Verträgt sich das mit unserem Berufsrecht?“
Genau darauf ist die Einrichtung ausgelegt: Verschwiegenheit (§ 203 StGB), Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Server in Deutschland. Die Details lesen Sie direkt im nächsten Abschnitt.
Recht & Vertraulichkeit
Gebaut für den datensensiblen Einsatz in Kanzleien
Als Steuerkanzlei unterliegen Sie besonderen Pflichten. KanzleiVoice ist darauf ausgelegt, diese zu respektieren – nicht zu umgehen.
Berufliche Verschwiegenheit gewahrt
Die Zusammenarbeit ist auf die Anforderungen der beruflichen Verschwiegenheit (u. a. § 203 StGB) ausgelegt: Beteiligte werden auf das Datengeheimnis verpflichtet, der Zugriff auf Kanzleidaten ist auf das Nötige begrenzt.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Vor dem Produktivbetrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Verarbeitet wird ausschließlich, was für den vereinbarten Zweck erforderlich ist – weisungsgebunden und dokumentiert.
Server in Deutschland, verschlüsselt
Der Betrieb erfolgt auf Serverstandorten in Deutschland, die Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Es findet kein Verkauf von Daten und keine Nutzung für fremde Zwecke statt.
Klares Lösch- und Speicherkonzept
Gesprächsdaten und Transkripte werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die vereinbarte Bearbeitung nötig ist, und anschließend gelöscht. Aufbewahrungsfristen legen wir gemeinsam fest.
Transparent gegenüber Mandanten
Auf Wunsch weist die KI im Gespräch aus, dass es sich um eine digitale Assistenz Ihrer Kanzlei handelt. Ansage und Wortlaut stimmen wir mit Ihnen ab.
Keine Steuerberatung durch die KI
Die KI erteilt keine steuerliche Beratung. Sie nimmt Anliegen auf, gibt abgestimmte Standardauskünfte und leitet alles Weitere an die zuständige Person – die Beratung bleibt bei Ihnen.
Der Einsatz ist auf die Vereinbarkeit mit dem Berufsrecht der Steuerberater ausgelegt. Die konkrete Ausgestaltung – inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag – besprechen wir im Erstgespräch.
Gründer
Tim Wöhler
Seit mehreren Jahren begleite ich Steuerkanzleien dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren, die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen und durch Automatisierung mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen.
KanzleiVoice ist aus genau diesem Bedarf entstanden: ein verlässlicher Kommunikationspartner am Telefon, der Mandantenanfragen, Terminwünsche und Bewerbungen zuverlässig entgegennimmt – und dabei Ihr Team entlastet.
Meine Überzeugung: Die Zukunft der Kanzlei ist digital, aber nicht unpersönlich. Mit der richtigen Technologie – sauber eingerichtet und rechtssicher – lassen sich Zeitfresser abbauen und Freiräume schaffen: für Ihre Facharbeit und Ihre Mandanten.
Das Team
Die Menschen hinter KanzleiVoice
KanzleiVoice ist eine Marke der Wöhler Consulting. Dahinter steht ein Team, das Strategie, Technik und Betreuung aus einer Hand zusammenbringt – mit Sitz in Grünwald bei München.
So funktioniert es
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Erstgespräch anfordern
Über das Formular teilen Sie uns mit, wie und wann wir Sie am besten erreichen. Dauer: 1 Minute.
Kostenloses Erstgespräch
Telefonisch analysieren wir Ihre Situation und Ihr Anrufaufkommen. Sie erhalten ein transparentes, nutzungsbasiertes Angebot – kein Paket von der Stange.
Einrichtung durch uns
Wir übernehmen Konfiguration, Gesprächstexte, technische Anbindung und Schulung. Ihr Aufwand: eine Rufumleitung und wenige Abstimmungstermine – in der Regel rund 20 Werktage.
Betrieb & laufende Optimierung
KanzleiVoice geht live, fester Ansprechpartner bleibt. Auf Basis der häufigsten Anliegen bauen wir die nächsten Automationen.
FAQ
Häufige Fragen
Wie funktioniert KanzleiVoice genau?
Die KI nimmt eingehende Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen und leitet es gezielt weiter, dokumentiert es oder beantwortet es selbstständig – je nach den Regeln, die wir mit Ihnen festlegen. Zusätzlich kann sie ausgehend anrufen, z. B. um an Unterlagen zu erinnern oder Bewerber zurückzurufen.
Passt eine Telefon-KI, wenn unsere Mandanten persönlichen Kontakt schätzen?
Die KI ersetzt keine Beratung. Sie übernimmt wiederkehrende Anliegen – Anruf annehmen, Termin abstimmen, an Unterlagen erinnern – damit für die wichtigen Gespräche mehr Zeit bleibt. Mandanten kommen sofort durch und werden freundlich aufgenommen, statt in der Warteschleife zu landen.
Kann die KI fachliche Rückfragen richtig einordnen?
Ja – innerhalb eines klar definierten Rahmens. KanzleiVoice wird auf Ihre Kanzlei eingestellt und kann definierte Standardauskünfte geben (z. B. Bearbeitungsstand, benötigte Unterlagen). Bei allem, was Beratung erfordert, bleibt die KI neutral und leitet strukturiert an die zuständige Person weiter.
Ist KanzleiVoice datenschutzkonform?
Ja. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf deutschen Serverstandorten mit verschlüsselter Kommunikation. Die Einrichtung ist datensparsam ausgelegt – speziell für den sensiblen Einsatz in Kanzleien –, sodass keine Daten ungewollt verarbeitet oder gespeichert werden. Details im Abschnitt Recht & Vertraulichkeit.
Wie ist der Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt?
Vor dem Produktivbetrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin sind Zweck, Umfang, Weisungsbindung, technisch-organisatorische Maßnahmen sowie Lösch- und Aufbewahrungsfristen festgehalten. Die Zusammenarbeit ist auf die Wahrung der beruflichen Verschwiegenheit (u. a. § 203 StGB) ausgelegt.
Was hören meine Mandanten – wird gesagt, dass es eine KI ist?
Das legen Sie fest. Auf Wunsch weist die Ansage transparent aus, dass es sich um eine digitale Assistenz Ihrer Kanzlei handelt. Begrüßung, Wortlaut und Tonalität stimmen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen ab.
Wie läuft die Preisgestaltung?
Transparent und nutzungsbasiert – kein Paket von der Stange, keine versteckten Kosten. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihr Anrufaufkommen an und Sie erhalten ein konkretes, nachvollziehbares Angebot.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel rund 20 Werktage nach dem Onboarding, bis KanzleiVoice vollständig in Ihre Kanzlei integriert ist. Die technische Integration, die Gesprächstexte und die Schulung Ihres Teams übernehmen wir – ohne Aufwand für Sie.
Bekommen wir eine neue Rufnummer?
Auf Wunsch ja. In der Praxis richten die meisten Kanzleien eine einfache Rufumleitung ein – so wird jeder eingehende Anruf automatisch von KanzleiVoice entgegengenommen.
Können wir bestimmte Anrufe weiterhin selbst annehmen?
Ja. Über individuelle Regeln und Prioritäten steuern Sie, welche Anrufe automatisiert und welche direkt an einen Mitarbeiter oder den Inhaber gehen. Sie behalten jederzeit die Kontrolle.
Was passiert bei Sonderwünschen oder unsicheren Anrufern?
Die KI erkennt Eskalationen und komplexere Anliegen automatisch und leitet sie an die zuständige Person weiter oder erzeugt eine Rückrufbitte mit Notiz. Nichts geht verloren.
Ab wann merkt man die Entlastung?
Meist innerhalb des ersten Monats: weniger Unterbrechungen, ruhigerer Betrieb, kürzere Reaktionszeiten. Schon wenige entlastete Stunden pro Woche und Mitarbeiter schaffen spürbar Luft für die abrechenbare Facharbeit.
Wer übernimmt Einrichtung und Support?
Wir – komplett. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner und persönlichen Support per Telefon, E-Mail oder Videocall, inklusive laufender Optimierung.
Sind Sie bereit?
Entlasten Sie Ihr Kanzlei-Team – und schaffen Sie Raum für das Wesentliche
Testen Sie die Beispiel-KI oder vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir zeigen Ihnen, wo KanzleiVoice in Ihrer Kanzlei am meisten bringt.
Kostenlos & unverbindlich · keine Vorab-Bindung · im Erstgespräch erhalten Sie ein transparentes, nutzungsbasiertes Angebot.
oder direkt anrufen: Telefonnummer folgt