Mandanten warten länger als nötig
Ein zugesagter Rückruf geht im Tagesgeschäft unter. Der Mandant hakt nach – beim dritten Mal klingt er gereizt.
KanzleiBrain
Jeder Mitarbeiter weiß sofort,
was beim Mandanten gerade Sache ist.
KanzleiBrain verbindet Mandantenkommunikation, Kanzleiwissen und Steuerwissen in einem zentralen KI-Arbeitscockpit. So sieht Ihr Team auf einen Blick, wer auf Antwort wartet, welche Unterlagen fehlen, welche Rückrufe offen sind und was als Nächstes zu tun ist.
Kostenlos & unverbindlich · keine Vorab-Bindung · Einrichtung und Schulung übernehmen wir.
Ein Produkt von KanzleiVoice, der Telefon-KI für Steuerkanzleien –
eigenständig nutzbar, gemeinsam am stärksten.
§ 203
Verschwiegenheit gewahrt
DE
Server in Deutschland, DSGVO-konform
3
Wissensebenen in einer Antwort
0
doppelte Erfassung nach Telefonaten
Der Kanzleialltag
Informationen sind da. Nur selten dort, wo man sie gerade braucht.
Ein Mandant ruft an und fragt nach dem Stand. Die Kollegin, die ihn zuletzt betreut hat, ist im Urlaub. Also: Telefonnotizen durchgehen, Postfach durchsuchen, in den Unterlagen nachsehen, jemanden fragen – für eine Auskunft, die eigentlich in zehn Sekunden vorliegen müsste.
Wissen hängt an einzelnen Köpfen
Fällt jemand aus, fängt die Vertretung bei null an – und der Mandant erklärt sein Anliegen ein zweites Mal.
Rückfragen wandern nach oben
Auch Fragen, die das Team selbst klären könnte, landen beim Berufsträger und unterbrechen die eigentliche Facharbeit.
Modellrechnung
Was das im Monat kostet – Beispiel: Kanzlei mit 12 Mitarbeitern
Suchen und Nachfragen passieren nie am Stück, sondern in vielen kleinen Unterbrechungen über den Tag verteilt. Genau deshalb fällt es niemandem auf. Beispielhafte Hochrechnung, keine belegte Fallstudie.
~20 Min.pro Mitarbeiter und Tag für Suchen und Nachfragen
~80 hRechenbeispiel: Zeit / Monat im gesamten Team
0davon tauchen in einer Zeiterfassung auf
Der Grund ist selten fehlendes Wissen. Es ist verteiltes Wissen:
KanzleiBrain führt alle Quellen zusammen – Ihr Team muss nicht mehr wissen, wo eine Information zuletzt aufgetaucht ist.
Die Lösung
Das tägliche Kanzlei-Cockpit
Genau dafür gibt es KanzleiBrain. Kein Chatbot, der auf Fragen wartet, und keine weitere Ablage, die jemand pflegen muss – sondern die eine Oberfläche, die jeder Mitarbeiter morgens als Erstes öffnet und in der bereits steht, was heute wichtig ist. Mit eigenem Login für jeden.
8Mandanten warten auf Antwortlängster Fall: 4 Tage
4Offene Rückrufealle heute zugesagt
12Fehlende Unterlagenim Schnitt seit 6 Tagen angefordert
9Neue Vorgänge heuteautomatisch erkannt, nicht manuell erfasst
Müller GmbH
Rückruf vorbereiten
Schmidt Bau GmbH
Unterlagen prüfen
Meyer Consulting GmbH
Vorgang öffnen
Finanzamt München
Heute
Schmidt Bau GmbH
Wartet auf Antwort
M
MitarbeiterWas sollte ich heute zuerst erledigen?
KB
KanzleiBrainDer Rückruf bei Müller GmbH ist am längsten offen (2 Tage) – das würde ich zuerst angehen. Außerdem wartet das Finanzamt-Schreiben zur Fristverlängerung auf eine zeitnahe Antwort.
Beispielhafte Darstellung mit fiktiven Mandantendaten.
Drei Wissensebenen
Steuerwissen, Kanzleiwissen und Mandantenwissen an einem Ort
KanzleiBrain verbindet, was heute in drei getrennten Welten liegt.
Steuerwissen
Was ist fachlich relevant? Gesetze, Verwaltungsanweisungen, Urteile und Fachliteratur – aufbereitet für den konkreten Fall.
Kanzleiwissen
Wie machen wir das bei uns? Interne Prozesse, Checklisten und Zuständigkeiten – nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Mandantenwissen
Was ist beim Mandanten passiert? Telefonate über KanzleiVoice, Gesprächszusammenfassungen, offene Anliegen und fehlende Unterlagen.
Die eigentliche Leistung ist nicht jede Ebene für sich – sondern alle drei in einer Antwort.
Fachliche Steuerrecherche
Fachfragen beantwortet KanzleiBrain quellenbasiert
Keine freie KI-Antwort ohne Beleg: Jede fachliche Auskunft verweist sichtbar auf ihre Quellen – und sagt ehrlich, wo eine Einzelfallprüfung nötig bleibt.
Frage
„Wie wird die private Nutzung eines betrieblichen Pkw bei Schmidt Bau GmbH steuerlich behandelt?“
Kurzantwort
Private Pkw-Nutzung ist grundsätzlich als geldwerter Vorteil zu versteuern. Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gilt die 1-%-Regelung: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat, zzgl. 0,03 % je Entfernungskilometer für Fahrten Wohnung–Betrieb.
Begründung
Ohne lückenlosen Fahrtenbuch-Nachweis sieht das Gesetz die pauschale Ermittlung über den Bruttolistenpreis als Vereinfachungsregel vor.
Rechtsgrundlagen
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG · § 8 Abs. 2 EStG · § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG
Rechtsprechung
BMF-Schreiben vom 15.03.2021, IV C 6 – S 2177/07/10004 (Beispiel) · BFH-Urteil vom 12.11.2020, Az. VI R 8/20 (Beispiel)
Prüfpunkte
Fahrtenbuch vorhanden/ordnungsgemäß? Nachweisbares Privatnutzungsverbot? Gesellschafter-Geschäftsführer (Risiko vGA)? Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung?
Mandantenbezug
Für Schmidt Bau GmbH liegt laut Akte kein Fahrtenbuch vor; der Geschäftsführer nutzt einen Firmenwagen (Bruttolistenpreis ca. 48.000 €). Auf dieser Basis spricht vieles für die 1-%-Regelung.
Kanzleivorgehen
Laut hinterlegter Checkliste „Firmenwagen“: zunächst Rückfrage zum Fahrtenbuch; ohne Nachweis automatische Anwendung der 1-%-Regelung.
Quellen
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG
§ 8 Abs. 2 EStG
BMF v. 15.03.2021 (Beispiel)
BFH VI R 8/20 (Beispiel)
„Auf Basis der vorliegenden Informationen spricht vieles für die 1-%-Regelung. Für eine abschließende Beurteilung sollten das Vorliegen eines Fahrtenbuchs sowie mögliche vertragliche Nutzungsbeschränkungen geprüft werden.“ — Beispielhafte Darstellung. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.
KanzleiVoice + KanzleiBrain
KanzleiVoice hört zu. KanzleiBrain erinnert sich.
Gespräche aus KanzleiVoice werden automatisch Teil des Kanzleiwissens – Ihr Team muss nichts doppelt erfassen.
Mandant ruft an
Ein Mandant meldet sich telefonisch bei Ihrer Kanzlei.
KanzleiVoice führt das Gespräch
Die Telefon-KI nimmt an, klärt das Anliegen und erfasst die relevanten Informationen.
Gespräch wird zusammengefasst
Aus dem Telefonat wird automatisch eine strukturierte Zusammenfassung.
Anliegen erkannt & kategorisiert
Rückrufzusagen, offene Fragen und nächste Schritte werden als Aufgabe erkannt.
Alles sichtbar im Dashboard
KanzleiBrain ordnet das Gespräch dem Mandanten zu – jeder Mitarbeiter kann später danach fragen.
KanzleiVoice automatisiert Kommunikation. KanzleiBrain organisiert Wissen und Arbeit. Gemeinsam wird daraus automatisch ein strukturierter Vorgang.
Kein anonymes Tool, sondern das gleiche Team, das auch hinter KanzleiVoice steht
Strategie, Technik und laufende Betreuung aus einer Hand – mit festem Ansprechpartner und Sitz in Grünwald bei München.
Das Team kennenlernen →
Rollen & Sichten
Jede Rolle sieht genau das, was sie braucht
Das Team die Mandanten, der Bearbeiter den einzelnen Vorgang, die Kanzleileitung die Lage der gesamten Kanzlei. Beispielhafte Darstellung mit fiktiven Mandantendaten.
Für das Team
Mandantenübersicht
Wer wartet, wem Unterlagen fehlen, wo es eng werden könnte – für alle im Team dieselbe Grundlage, egal wer den Mandanten zuletzt betreut hat.
Müller GmbH
Wartet seit 2 TagenSchmidt Bau GmbH
Unterlagen unvollständigMeyer Consulting GmbH
Mögliche Eskalation
Für den Bearbeiter
Vorgangsdetail
Ein Vorgang von A bis Z, chronologisch nachvollziehbar. Auch die Urlaubsvertretung ist damit in zwei Minuten im Bilde – ohne bei Kollegen nachfragen zu müssen.
Telefonat über KanzleiVoice
Herr Müller fragt nach dem Stand seiner Umsatzsteuer.
Automatische Zusammenfassung
KanzleiBrain fasst das Gespräch zusammen und ordnet es Müller GmbH zu.
Rückruf-Aufgabe angelegt
Ein offener Vorgang „Rückruf vorbereiten“ entsteht automatisch.
Status: offen
Sichtbar für das gesamte Team, bis der Rückruf erledigt ist.
Für die Kanzleileitung
Die Kanzlei auf einen Blick
Sie sehen, wo es klemmt, bevor sich ein Mandant beschwert – und bei welchem Mitarbeiter sich gerade zu viel staut.
Heute in Ihrer Kanzlei
Beispielhafte Darstellung, keine reale Auswertung.
37offene Mandantenanliegen
8Mandanten warten >3 Tage
14offene Unterlagenanforderungen
6unerledigte Rückrufzusagen
3Mandanten mit Mehrfachkontakt
2Vorgänge mit Eskalationsbedarf
Mitarbeiterentlastung
Weniger suchen, nachfragen und nachhalten
Der wartende Mandant, die Vertretung ohne Vorgeschichte, die Rückfrage beim Berufsträger – all das hat dieselbe Ursache. Fällt sie weg, ändert sich der Arbeitstag spürbar:
Heute
- Systeme durchsuchen
- Kollegen fragen
- Telefonnotizen lesen
- Rückrufe notieren
- Unterlagen nachhalten
Mit KanzleiBrain
- Dashboard öffnen
- Kontext sehen
- Nächste Aufgabe erledigen
Weniger suchen
Informationen sind sofort da – statt verteilt über Telefonnotizen, Mails und Ordner.
Weniger nachfragen
Kollegen müssen nicht mehr unterbrochen werden, um den Stand eines Mandanten zu klären.
Weniger dokumentieren
Aus jedem Gespräch entsteht automatisch eine Zusammenfassung mit Aufgaben.
Weniger vergessen
Zugesagte Rückrufe und offene Vorgänge bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind.
Weniger doppelte Arbeit
Jeder sieht, was bereits passiert ist – Mandanten erklären ihr Anliegen nur einmal.
Weniger Unterbrechungen
Standardfragen landen nicht mehr automatisch beim Steuerberater.
Chat
Zusätzlich zum Dashboard: KanzleiBrain frei befragen
Wann immer eine Frage außerhalb des Dashboards auftaucht, hilft der Chat weiter – zum Mandanten genauso wie zum Steuerrecht.
M
MitarbeiterWelche Mandanten warten länger als zwei Tage auf Antwort?
KB
KanzleiBrainDrei: Müller GmbH (2 Tage, Rückruf zugesagt), Schmidt Bau GmbH (3 Tage, Rückfrage zur Umsatzsteuer) und Meyer Consulting GmbH (5 Tage, bereits dritter Kontakt).
M
MitarbeiterWas müssen wir bei einer verdeckten Gewinnausschüttung beachten?
KB
KanzleiBrainKurz: Veranlassung durch das Gesellschaftsverhältnis, Vermögensminderung, keine offene Ausschüttung. Prüfpunkte und Fundstellen habe ich zusammengestellt – dazu Ihre interne Checkliste „vGA“.
Häufig gefragt:
Welche Unterlagen fehlen noch?
Welche Rückrufe habe ich heute offen?
Fasse mir Müller GmbH der letzten 30 Tage zusammen.
Wie bearbeiten wir diesen Vorgang bei uns normalerweise?
Vertrauen & Datenschutz
Auch KanzleiBrain ist für den datensensiblen Einsatz in Kanzleien gebaut
KanzleiBrain bündelt mehr Kanzleiwissen als ein einzelner Telefondienst – entsprechend ernst nehmen wir Zugriff, Speicherung und Verschwiegenheit.
Berufliche Verschwiegenheit gewahrt
Gilt für das gesamte gebündelte Kanzleiwissen, nicht nur für Telefonate: Beteiligte werden auf das Datengeheimnis verpflichtet (u. a. § 203 StGB).
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Vor dem Produktivbetrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag – verarbeitet wird nur, was für den vereinbarten Zweck erforderlich ist.
Server in Deutschland, verschlüsselt
Betrieb auf deutschen Serverstandorten, verschlüsselte Übertragung (TLS). Kein Verkauf von Daten, keine Nutzung für fremde Zwecke.
Rollenbasierter Zugriff
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Login und sieht nur, was für seine Arbeit relevant ist. Der Kanzleiinhaber sieht aggregierte Kennzahlen, keine rohen Inhalte ungefragt.
Klares Lösch- und Speicherkonzept
Aufbewahrungsfristen legen wir gemeinsam fest; danach werden Daten gelöscht.
Keine Steuerberatung durch die KI
KanzleiBrain unterstützt mit Kontext und Vorbereitung – die fachliche Entscheidung trifft weiterhin Ihr Team.
Der Einsatz ist auf die Vereinbarkeit mit dem Berufsrecht der Steuerberater ausgelegt. Die konkrete Ausgestaltung – inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag – besprechen wir im Erstgespräch.
So funktioniert es
Von „klingt gut“ bis „läuft“ – in vier Schritten
Kein Dokumentationsprojekt vorab, kein monatelanges Einführungsvorhaben. Den Aufbau übernehmen wir.
Erstgespräch anfordern
Sie teilen uns mit, wie und wann wir Sie am besten erreichen. Dauer: 1 Minute.
Kostenloses Erstgespräch
Wir schauen uns an, wo in Ihrer Kanzlei gesucht, nachgefragt und nachgehalten wird – und zeigen KanzleiBrain an einem Beispiel aus Ihrem Alltag. Danach erhalten Sie ein nachvollziehbares Angebot.
Einrichtung durch uns
Sie geben frei, welche Quellen KanzleiBrain nutzen darf. Anbindung, Rollen und Rechte sowie die Schulung Ihres Teams übernehmen wir. Ihr Aufwand: wenige Abstimmungstermine.
Betrieb & laufende Optimierung
Ab dem ersten Tag füllt sich das Cockpit von selbst – aus Telefonaten, eingegangenen Unterlagen und erledigten Vorgängen. Ihr fester Ansprechpartner bleibt.
FAQ
Was Kanzleien vorher wissen wollen
Müssen wir unser Kanzleiwissen erst aufwendig aufschreiben?
Nein. KanzleiBrain startet mit dem, was ohnehin schon da ist: Telefonate über KanzleiVoice, vorhandene Dokumente, Checklisten und Vorlagen. Interne Abläufe kommen nach und nach dazu – meist genau dann, wenn eine Frage zum ersten Mal auftaucht. Ein Dokumentationsprojekt vorab ist nicht nötig.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wir übernehmen Einrichtung, Anbindung und Schulung. Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Ausgangslage an und legen einen realistischen Zeitplan fest. Ihr Aufwand beschränkt sich auf wenige Abstimmungstermine und die Freigabe der Quellen, die KanzleiBrain nutzen soll.
Welche Quellen sieht KanzleiBrain – lesen Sie unsere E-Mails mit?
Nur das, was Sie ausdrücklich freigeben. Vor dem Produktivbetrieb legen wir gemeinsam fest, welche Quellen KanzleiBrain nutzen darf – etwa Telefonate über KanzleiVoice, bestimmte Postfächer, Dokumentenablagen oder Ihre Checklisten. Was nicht freigegeben ist, wird nicht ausgewertet. Der Umfang lässt sich jederzeit anpassen.
Wer pflegt das Ganze im laufenden Betrieb?
Der größte Teil entsteht von selbst: Jedes Telefonat, jede eingegangene Unterlage und jeder abgeschlossene Vorgang aktualisiert den Stand automatisch. Gepflegt werden muss nur das, was Sie bewusst als Kanzleistandard hinterlegen wollen – etwa eine Checkliste oder eine neue Arbeitsanweisung.
Sieht die Kanzleileitung damit alles, was meine Mitarbeiter tun?
Nein. Die Leitungssicht zeigt aggregierte Kennzahlen – etwa wie viele Vorgänge offen sind oder wo etwas liegen bleibt –, nicht die Inhalte einzelner Gespräche. Wer welche Informationen sieht, legen wir gemeinsam über Rollen und Rechte fest, bevor das System produktiv geht.
Brauchen wir KanzleiVoice, um KanzleiBrain zu nutzen?
Nein, KanzleiBrain funktioniert eigenständig. Die Kombination ist aber der größte Hebel: Dann fließen Telefonate ohne jedes Zutun als strukturierte Vorgänge in das Kanzleiwissen ein, statt als Notiz irgendwo zu landen.
Wie läuft die Preisgestaltung?
Transparent und an Ihrer Kanzleigröße orientiert – kein Paket von der Stange, keine versteckten Kosten. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir den Umfang und Sie erhalten ein nachvollziehbares Angebot.
Ersetzt KanzleiBrain die fachliche Einschätzung unserer Berufsträger?
Nein, und das ist bewusst so. Fachliche Antworten sind mit Quellen belegt und weisen offen aus, wo eine Einzelfallprüfung nötig bleibt. KanzleiBrain bereitet vor und trägt zusammen – die Entscheidung und die Verantwortung bleiben bei Ihnen.
Gründer
Über den Gründer
KanzleiBrain ist aus derselben Arbeit mit Steuerkanzleien entstanden wie KanzleiVoice – der gleiche Anspruch: Zeitfresser abbauen, ohne die persönliche Note zu verlieren.
Was in einer Kanzlei am meisten Zeit kostet, ist selten die Facharbeit. Es ist das Drumherum: suchen, nachfragen, nachhalten, sich zum dritten Mal in denselben Vorgang eindenken. Genau dafür ist KanzleiBrain gebaut – nicht als weiteres Tool neben zehn anderen, sondern als die Oberfläche, in der dieses Drumherum zusammenläuft.
Sie möchten zunächst Ihre Telefonkommunikation automatisieren? KanzleiVoice kennenlernen →
Bereit für mehr Überblick?
Wie viel Zeit verbringt Ihr Team heute mit Suchen, Nachfragen und Nachhalten?
KanzleiBrain macht daraus einen zentralen Arbeitsablauf.
Kostenlos & unverbindlich · keine Vorab-Bindung · im Erstgespräch zeigen wir Ihnen KanzleiBrain an einem Beispiel aus Ihrer Kanzlei.